06-11 Druckvorlagen und Folgedruck
Um für eine bestimmte Adresse gezielt Druckvorlagen (z. B. das zu verwendende Rechnungsformular) zu definieren, markieren Sie die gewünschte Adresse und wählen über die rechte Maustaste den Menüpunkt “Adress Druckvorlagen / Fixe E-Mail-Adressen”. In dieser Einstellung können Sie neben den Druckvorlagen auch definieren, an welche E-Mail-Adressen die Belege bei einem elektronischen Versand zugestellt werden sollen.
In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie via Drop-down-Menü bestehende Vorlagen für unterschiedliche Belege einer Adresse fix zuweisen. In der Spalte "E-Mail Adressen" können Sie falls gewünscht eine E-Mail-Adresse hinterlegen. Definieren Sie die Ausgabe der Belege ("Drucken" oder "Als PDF senden") und wählen Sie die passende Adresse aus. Je nach Einstellung der Ausgabe, wird im Fenster angezeigt, ob keine E-Mail versendet wird (Drucken) oder es wird die Zieladresse in blauer Schrift angezeigt (Als PDF senden). Im Feld "Fixe E-Mail-Adresse" können auch manuell eine oder mehrere Adressen (mit Semikolon getrennt) eingegeben werden, die priorisiert verwendet werden und nicht personenbezogen sind.
Bei einem Druckbefehl für einen Beleg bei dem eine fixe E-Mail-Adresse hinterlegt wurde, erscheint ein Warnfenster. Es kann entschieden werden. Ob der Beleg per E-Mail versendet oder gedruckt werden soll.
Um Druckeinstellungen für alle Adressen zu definieren, wählen Sie “Einstellungen – Weitere Einstellungen – Vorlagen – Druckvorlagen”. Hier können, bezogen auf Belegarten, bestehende Vorlagen gewählt werden. Ist eine solche Einstellung vorgenommen, wird beim Belegdruck nicht abgefragt, welche Vorlage benutzt werden soll, sondern der Druck wird direkt mit der gewählten Vorlage erstellt.
Der Punkt “Einstellungen – Vorlagen – Folgebelege” bezieht sich auf den Folgedruck.
Sollen beim Druck parallel zu einem Ausdruck ein weiterer Beleg - also ein Folgebeleg - automatisch erstellt werden (z. B. ein weiterer Ausdruck auf weissem Papier für die Buchhaltung), können über diesen Weg “Druck-Ketten” definiert werden. Es können mehrere Folgebelege zugeordnet werden.
