Statusbeschreibung Rechnung

R0 = Automatisch erstellt, R1 = beim Erfassen, R2 = Frei zum Druck, R3 = Gedruckt, R4 = In Debitoren, R5 = Ausgeglichen, RX = Storniert Bearbeiten Über diese Funktion kann die Rechnung bearbeitet werden. Anstelle dieser Funktion kann die Rechnung auch mit einem Doppelklick geöffnet werden. Kopfdaten bearbeiten Über diese Funktion werden die Kopfdaten der Rechnung geöffnet. Seitenvorschau Mit dieser Funktion rufen Sie die Seitenvorschau der markierten Rechnungen auf. Drucken Drucken der markierten Rechnung. Die Rechnung kann auch indirekt über die Seitenvorschau ausgedruckt werden. Senden Der Beleg wird per E-Mail gesendet. Formular auswählen und die Mailadressen eingeben, falls diese nicht schon auf der Adresse vorhanden ist und automatisch eingetragen wird (siehe Handbuchkapitel 08-34 Belegversand via E-Mail). Schnellansicht Über diese Funktion können Sie eine Schnellübersicht über die markierte Rechnung erhalten. Beleg duplizieren Der Beleg wird kopiert. Bei Bestätigen mit "OK" werden die Preise der Artikel neu eingelesen! Bei "Abbrechen" werden die Preise aus dem zu duplizierenden Beleg übernommen! Es öffnet sich die Maske der Kopfdaten um den Beleg nach Wunsch editieren zu können. Löschen Mit diesem Befehl wird die markierte Rechnung gelöscht. Es erscheint vorgängig eine Sicherheitsabfrage. Diese Funktion ist vom Status und von den Benutzerberechtigungen abhängig. Belegbezug Mit diesem Befehl können Sie die vorhergehenden und die nachfolgenden Belege sichtbar machen. Belegassistent Mit diesem Befehl starten Sie die Erstellung eines neuen Belegs. Status Mit diesem Befehl öffnet sich ein zweites Fenster, in dem Sie bei Bedarf eine manuelle Änderung des Status eingeben können.__ frei zum Druck - Mit dieser Funktion kann der Status R2 "frei zum Druck" manuell vergeben werden. Beleg auf „Gedruckt“ setzen – Status R2 wird manuell auf R3 gesetzt. Beleg auf „Bezahlt“ setzen – Nach der Sicherheitsabfrage können Sie das Datum des Zahlungseingangs über die Kalenderfunktion eingeben.

Im Umkehrschluss steht Ihnen ab Belegstatus R4 auch die Option Belegstatus zurücksetzen zur Verfügung Diese beiden Optionen steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie keine Buchhaltung an blue office® betreiben. OP-Auskunft - Ab Status R4 wird die Funktion OP-Auskunft sichtbar. Sie können somit direkt von hier aus den aktuellen Stand der Zahlungen in der Debitorenbuchhaltung abfragen. Stornieren - Ab Status R4 kann eine Rechnung storniert werden. Somit erhält die Rechnung den Status RS und wird in der Debitorenbuchhaltung mit einer Gegenbuchung ausgeglichen. Über die "Einstellungen – Belege – Allgemein" kann eingestellt werden, ob der Storno einer Rechnung diese Rechnung kopiert und mit negativem Betrag und einer "neuen" Rechnungsnummer erstellt wird.

Die einstellbare Bezeichnung wird im Feld "Bezeichnung" in den Kopfdaten automatisch erstellt und bietet somit die Möglichkeit, den direkten Bezug von der stornierten Rechnung auf die neu erstellte Stornorechnung anzudrucken.

Selbstverständlich wird auch die Stornorechnung im Belegbezug aufgeführt.

Optionen Mit diesem Befehl öffnet sich ein zweites Fenster, in dem folgende Punkte zur Verfügung stehen: Neue Aufgabe erstellen - Eine neue Aufgabe, bezogen auf den Beleg, erstellen. Autofaktura erstellen - Eine Autofaktura, bezogen auf den Beleg, erstellen. Projekt und Personal ändern – Den Sachbearbeiter / Verkäufer auf dem Beleg ändern. Gehe zu – Öffnet die hinterlegte Adresse des Belegs. Dokumente anzeigen – öffnet Dokumente, die dem Beleg zugeordnet sind. Memo - Durch Anklicken dieser Funktion erhalten Sie ein kleines Editorfenster, in welchem Infos zur betreffenden Rechnung abgelegt respektive abgerufen werden können. Nach Eingabe wird das Fenster mit "Speichern" geschlossen. Mit “Abbrechen” kann das Fenster geschlossen werden, ohne dass eine Speicherung erfolgt. Dieses Memo kann auch in den Kopfdaten als separates Eingabefeld, der Belegerfassung oder in der Dokumentenübersicht der Adressverwaltung abgerufen und angepasst werden. Freier Beleg/ Gutschrift erstellen Mit diesen Funktionen können Sie aus einer Rechnung direkt einen freien Beleg oder eine Gutschrift erstellen. Bevor einer dieser Vorgänge generiert wird, erscheint eine Sicherheitsabfrage.