14-09 Leistungen / Rapporte fakturieren

Um alle erfassten Leistungen der Rapportpositionen für einen auswählbaren Zeitraum zu fakturieren, wählen Sie "Programme – Rapport Stunden – Rapporte fakturieren"

Es öffnet sich die Fakturierungsmaske. Wählen Sie den Zeitraum in den Feldern "Von" / "Bis". Wählen Sie die Art der zu verrechnenden Leistungseinträge aus: Adresse, Projekt, Sammelrechnung Projekt, Auftrag oder Werkauftrag. Die entsprechenden Rapporteinträge gemäss der Auswahl werden angezeigt. Wird eine Position markiert, werden zur Information alle Details auf der rechten Seite der Maske aufgelistet. Sollte Sie die angezeigte Auswahl nach Projekte, Kostenarten oder Kostenstellen filtern wollen, steht Ihnen eine Filterfunktion zur Verfügung.

Markieren Sie die Vorgänge, die in Rechnung gestellt werden sollen, mittels Haken in den Auswahlboxen. Sollen alle Vorgänge aus dem gewählten Zeitraum berechnet werden, kann dies über die Schaltfläche realisiert oder über die Schaltfläche wieder rückgängig machen. Geben Sie im unteren Teil des Fensters eine Bezeichnung ein, welche im Kopftext der Rechnungen erscheinen soll. Wählen Sie das Beleg- und Lieferdatum sowie den Sachbearbeiter für die Rechnungen aus. Das Feld "Bank" kann per Drop-down manuell auf eine alternative Bankverbindung eingestellt werden, falls nicht automatisch die hinterlegte Verbindung aus den Debitoren-Konditionen der Rechnungsadresse gezogen werden soll. Das Feld "Ertragskonto" kann per Drop-down manuell geändert werden, falls nicht automatisch die in den Artikeln/Rapportpositionen hinterlegten Ertragskonten gezogen werden soll. Bestimmen Sie über das Drop-down „Darstellung", ob der Beleg nach Kostenstellen / Kostenarten gruppiert sein soll oder ob keine bestimmte Gruppierung gewählt wird.

Sind alle Eingaben korrekt, können die Positionen fakturiert werden. Starten Sie die Fakturierung über die Schaltfläche „Beleg(e) erstellen“. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, mit „Ja“.

Bei der Fakturierungsart "Auftrag" oder "Werkauftrag" stehen mehrere Auswahlen zur Verfügung. Sind mehrere Belege markiert kann ausgewählt werden: Ja = Es wird für den ersten markierten Beleg eine Rechnung erstellt Ja, Alle = Es werden für alle markierten Belege je eine Rechnung erstellt Nein = Es wird für den ersten markierten Beleg keine Rechnung erstellt Nein, Alle = Es wird für keinen markierten Beleg eine Rechnung erstellt Bei der Auswahl "Ja" oder "Nein" wird jeweils der nächste markierte Beleg abgefragt. Bei der Auswahl " Ja, Alle" oder "Nein, Alle" wird die gewählte Aktion auf sämtliche markierte Belege angewendet.

Nach dem die Rechnungen erstellt wurden, erhalten Sie ein Ereignisprotokoll. Sie können dieses ausdrucken oder schliessen.

Die Maske „Rapporte fakturieren“ kann nun geschlossen werden. Die Rechnungen sind auf den jeweiligen Kundenadressen unter "Dokumente - Rechnungen" sowie auch unter „Belege – Belege Suchen - Rechnungen – Frei zum Druck“ zu finden. Falls eine Rechnung noch bearbeitet werden muss, öffnen Sie diese mit einem Doppelklick. Die erstellten Rechnungen können wie gewohnt einzeln oder via Sammeldruck-Funktion ausgedruckt werden. Die fakturierten Positionen sind im Rapportwesen unter dem Reiter „Rapport“ mit einem roten Haken vor der Zeile markiert, die Schrift in der Zeile wechselt nach der Fakturierung von Schwarz zu Rot

Wird eine Position aus einem der erstellten Belege entfernt, wird diese erneut in der Rapporterfassung zur Fakturierung freigegeben. Zusatztexte können aber bearbeitet werden. Die Fakturierung der Art "Projekte" unterscheidet sich nicht zu der Fakturierung die Art "Adresse". Bei der Fakturierung der Art „Auftrag“ und „Werkauftrag“ sind geringe Abweichungen zu berücksichtigen. Hier bezieht sich die Sicherheitsabfrage auf das Verbuchen von Positionen.

Nach Bestätigen über die Schaltfläche „Ja“, erscheint eine weitere Sicherheitsabfrage, ob eine Rechnung erstellt werden soll.

Nach deren Bestätigung erscheint ein Protokoll.

Der Ablagepfad ist in diesem Fall unter „Belege – Belege Suchen – Auftrag (oder Werkauftrag) – Frei zum Druck“.