Einstellungen Sammeldruck
Die einmaligen Grundeinstellungen für den Sammeldruck bei Rechnungsversand per E-Mail werden unter "Einstellungen - Vorlagen - Druckvorlagen" hinterlegt. Hier kann auch per Auswahlbox eingestellt werden, ob beim Generieren eines PDF´s dieses im Langzeitarchivierungsformat PDF/A erstellt werden soll.
Beim Senden von Belegen als PDF, einzeln oder im Sammeldruck, kann zudem eingestellt werden, ob die Folgebelege in eine PDF zusammengeführt werden sollen. Ebenfalls über "Einstellungen - Vorlagen - Druckvorlagen" bietet die Auswahlbox an, ob Belege mit Folgebelegen, die als PDF erstellt werden, in einer PDF zusammengeführt werden sollen oder nicht.
Über die Schaltfläche "E-Mail Vorlagen " öffnet sich das Dialogfenster, in dem für die einzelnen Belegarten der gewünschte E-Mail-Text erfasst wird; hier können auch Datenbankfelder eingefügt werden. Falls für eine Belegart keine E-Mail-Vorlage erfasst ist, wird der Standard-Text verwendet.
Über die Schaltfläche „E-Mail Einstellungen “ werden die Absender -Informationen für den direkten E-Mail Versand hinterlegt. Es können mehrere verschiedene Profile über die Schaltfläche "Neu" angelegt werden. In den Feldern "Gruppengösse" und "Zeitintervall" wird festgelegt, wie viele E-Mails in welcher Zeit versendet werden sollen bzw. dürfen. Erfragen Sie diese Werte bei Ihrem Provider, da i. d. R. Begrenzungen eingehalten werden müssen, damit die Mails nicht auf Blacklists landen und als Spam deklariert werden. Die Eintragung im Feld "Anzeigename" wird in den ausgehenden E-Mails verwendet und erscheint beim Empfänger vor der E-Mail-Adresse (Beispiel: Buchhaltung blue-office@blue-office.ch). Der Eintrag des Anzeigenamens ist nur erforderlich, wenn Sie nicht die von Ihrem Mailprogramm standardmässig verwendete Absenderkennung verwenden möchten.
Die Schaltfläche „E-Mail-Adressen Zuordnen “ bietet die Möglichkeit, sowohl für Debitoren- als auch für Kreditoren-Belege generell festzulegen, ob der Beleg an die Lieferadresse, an die Kopie Adresse der Lieferadresse, die Rechnungsadresse oder an die Kopie Adresse der Rechnungsadresse gesendet werden soll. Zudem kann über das Drop-down-Menü gewählt werden, von welchem Ansprechpartner und in welcher Hierarchie/Reihenfolge die E-Mail-Adresse für den digitalen Belegversand herangezogen werden soll.
Ergänzend hierzu können Sie über die Adressverwaltung abweichende E-Mail-Adressen für einzelne Adressen hinterlegen, an die Belege per E-Mail als PDF gesendet werden (siehe Handbuchkapitel 06-19).