Sammeldruck - Register Einstellungen

Falls Sie die Belege im Sammeldruck nicht über einen Drucker ausgeben, sondern als PDF per E-Mail oder via PostFinance Schweiz Yellowbill versenden möchten, wählen Sie die gewünschte Funktion in diesem Register mit einem Haken aus. Adress Druckvorlagen verwenden (siehe Kapitel 06-20): Ist diese Auswahlbox aktiviert, wird für den Ausdruck das auf der Adresse hinterlegte Formular verwendet. Via E-Mail versenden: Ist diese Auswahlbox aktiviert, wird ein E-Mail mit allen markierten Belegen als PDF-Anhang erstellt; es öffnet sich in einem separaten Fenster und kann vor dem Versand noch weiterbearbeitet werden. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie z. B. mehrere Rechnungen an die gleiche E-Mail-Adresse digital senden möchten. E-Rechnung an PostFinance Schweiz übermitteln: Ist diese Auswahlbox aktiviert werden die ausgewählten Belege via Yellowbill versendet (siehe auch Handbuchkapitel 23-07). Markieren Sie dazu im Register "Belege" nur die hellgelb gekennzeichneten Rechnungen. Als PDF versenden: Ist diese Auswahlbox markiert, werden die ausgewählten Belege nicht gedruckt, sondern als PDF per E-Mail verschickt. Für jeden Beleg wird ein einzelnes E-Mail automatisch versendet; die E-Mails werden im Hintergrund generiert und können vor dem Versand nicht weiterbearbeitet werden. Für die E-Mail-Texte werden die vordefinierten Vorlagen verwendet (siehe Kapitel 17-08). Zusätzlich kann die untere Auswahlbox für Adressdruckvorlagen aktiviert werden. Dann werden jedoch ausschliesslich E-Mails an fix hinterlegte E-Mail-Adressen generiert. !!!Adressen aus den Adressdruckvorlagen, die nicht als "Fixe E-Mail" definiert sind werden nicht berücksichtigt!!! - siehe Kapitel 06-11. Bcc: Hier kann eine E-Mail-Adresse für den Zusatz-Versand als Blindkopie eingegeben werden; z. B. Ihre eigene, um einen Nachweis zum Belegversand zu haben.

Mit den Schaltflächen "E-Mail Vorlagen" und "E-Mail Einstellungen" gelangen Sie zu den bereits gemäss Handbuchkapitel 17-08 hinterlegten Definitionen und können diese bei Bedarf bearbeiten. Beim Start des E-Mail-Versands öffnet sich zuerst die Abfrage nach der Druckvorlage. Anschliessend öffnet sich der Druckdialog, welcher mit "OK" bestätigt werden muss, damit die PDF-Anhänge generiert werden können.

Exportdateiname: In diesem Feld wird bestimmt, welche Datenbankfelder zur Bezeichnung der exportierten PDF-Belege herangezogen werden. Mit Klick auf die Schaltfläche öffnet sich das Dialogfenster zur Auswahl der Felder.

Wir empfehlen folgende Auswahl / Zusammensetzung: [RKA_StatusText] = Bezeichnung des Belegs, sprachabhängig (Rechnung / Invoice) [RKA_ExtAufNr] = Nummer des Belegs [RKA_RName] = Name des Rechnungsempfängers (Firmenname) Das ergibt für eine Rechnungs-PDF den Dateinamen: "Rechnung R.1069 Musterkunde AG.pdf" Die getroffene Auswahl wird gespeichert und ist beim nächsten Aufruf der Sammeldruck-Funktion wieder verfügbar. Die Einstellung "Anzahl Belege pro Druckauftrag " ermöglicht das eingrenzen auf eine begrenzte Anzahl von Belegen je Druckauftrag. Wenn diese Einstellung aktiv ist, kann die Pausenzeit in Sekunden eingegeben werden.