20-19 Buchführung / Mahnlauf

Klicken Sie «Neu» neu, folgende Maske erscheint:

Wählen Sie das gewünschte Datum und bestätigen Sie mit OK. Die Mahnliste wird angezeigt und kann kontrolliert bzw. bearbeitet werden. Falls Sie die Mahnliste zur Kontrolle ausdrucken möchten, klicken Sie auf "Drucken / Mahnliste":

Sofern Sie einzelne Rechnungen nicht mahnen möchten, entfernen Sie in der Übersichtsliste den Haken in der Spalte "J/N" der entsprechenden Rechnung.

Im rechten Bildschirmbereich werden die vordefinierten Mahntexte zu jeder Mahnung automatisch eingefügt. Einzelne Mahnungen oder die Mahngebühr können dort individuell geändert / ergänzt werden, die Änderung ist mit "Speichern" zu bestätigen.

Wollen Sie die Mahnungen erstellen, so klicken Sie auf Drucken

Folgende Maske erscheint:

Wählen Sie zu jeder Mahnung aus, welche Ausgabe gewünscht wird (Drucken, per E-Mail als PDF versenden oder beides). Im Fall des Versendens per E-Mail als PDF können Sie in der Spalte "Ansprechpartner" einen Eintrag und die dazu hinterlegte E-Mail-Adresse auswählen. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, das Feld "E-Mail" individuell zu füllen. Die Einstellung bzw. Eingabe wird gespeichert und ist im nächsten Mahnlauf automatisch vorgeschlagen. Alternativ können Sie über die Adressdruckvorlagen die Versandart "Als PDF versenden" sowie eine fixe E-Mail-Adresse oder die E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners definieren; diese Angaben werden dauerhaft gespeichert und automatisch für den E-Mail-Mahnungsversand berücksichtigt. Gehen Sie dazu in der blue office® Adressverwaltung auf die gewünschte Adresse, klicken Sie auf die Schaltfläche "Adress Druckvorlagen":

Wählen Sie die Einstellung "Als PDF senden" und die zutreffende Mailadresse (fixe E-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners) und bestätigen Sie mit OK.

Über den Reiter "Einstellungen" können Sie die Auswahlbox aktivieren, dass im Fall einer nicht vorhandenen E-Mail-Adresse die Mahnung gedruckt wird. Zudem können Sie eine E-Mail-Adresse als Bcc-Adresse eingeben (z. B. Ihre eigene, um den Mailversand der Mahnungen nachweisen zu können). Des Weiteren kann der Exportdateiname via Auswahl der gewünschten Datenbankfelder eingestellt werden. Für den digitalen Mahnungsversand ist unter "E-Mail Vorlagen" ein Standard-Text hinterlegt, der bei Bedarf angepasst werden kann. Das Verhalten der Rechnungen und der Gutschriften in einem Mahnlauf kann wie folgt editiert werden: Rechnungen: 1. Keine Rechnung Senden/Drucken – Es werden keine Rechnungen mit ausgegeben, es wird lediglich das Mahnschreiben versendet 2. Alle Rechnungen Senden/Drucken – Es werden alle bestehenden Rechnungen mit ausgegeben, diese werden zusätzlich zum Mahnschreiben versendet (hier werden auch weitere Rechnungen einer Adresse in einer blauen Spalte angezeigt, die noch nicht zur Mahnung fällig sind). 3. Nur zur Mahnung gewählte Rechnungen Senden/Drucken – Es werden nur die im Mahnschreiben geführten Rechnungen mit ausgegeben, diese werden zusätzlich zum Mahnschreiben versendet Gutschriften: 1. Keine Gutschriften Senden/Drucken – Es werden keine Gutschriften mit ausgegeben, es wird lediglich das Mahnschreiben versendet 2. Alle Gutschriften Senden/Drucken – Es werden alle bestehenden Gutschriften mit ausgegeben, diese werden zusätzlich zum Mahnschreiben versendet Für beide Einstellungen können bestehende Belegvorlagen ausgewählt werden. Werden hier keine Vorlagen hinterlegt, wird automatisch die Standard-Vorlage verwendet.

Unter "E-Mail-Einstellungen" sind die Informationen zum Absender hinterlegt; klicken Sie auf das Zahnrad, um bei Bedarf ein anderes Profil auszuwählen oder anzulegen.

Bestätigen Sie mit "Drucken" oder "Als PDF versenden", wählen Sie das gewünschte Formular aus und erstellen Sie so Ihre Mahnungen.

Um den Mahnlauf abzuschliessen, klicken Sie auf «Verbuchen.

Die versendeten Mahnungen werden nun zur nächsten Fälligkeit um einen Status erhöht in den Mahnlauf gelangen. Beispiel: Im Mahnlauf wird für den Kunden A die 1. Mahnung erstellt und versandt. Nach Ablauf der Frist, welche Sie in den Einstellungen hinterlegt haben, wird die nächste Mahnung nun die 2. Mahnung sein.