Recht auf Löschung / Umsetzung in blue office®
Eine betroffene Person hat die Möglichkeit, die vollständige Löschung ihrer bei einem Unternehmen gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen; die Daten müssen daraufhin gelöscht oder anonymisiert werden, sofern sie von dem Unternehmen nicht mehr länger benötigt werden. Hierbei unterscheiden wir zwischen zwei Adresstypen: 1. Firmenadresse Es werden in der Adresse nur Firmendaten geführt, die nicht personenbezogen sind (E-Mail info@xxx.eu, etc.). Die Firmenadresse kann so lange gelöscht werden, bis ein Beleg auf der Adresse erstellt worden ist. Ab dem Zeitpunkt gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Sollten unter dieser Adresse Ansprechpartner geführt werden, handelt es sich hierbei i. d. R. um personenbezogene Daten. Diese Ansprechpartner können bei entsprechender Berechtigung jederzeit gelöscht werden, da die Belege der Adresse und nicht dem Ansprechpartner zugeordnet sind. 2. Privatadresse Durch den Umstand, dass diese Adresse keine Firmenadresse ist, werden personenbezogene Daten angelegt. Hier gilt ebenso, dass so lange kein Beleg auf der Adresse erstellt wurde, diese gelöscht werden kann. Alternativ zur Löschung besteht auch die Möglichkeit, personenbezogene Daten nach Ablauf der gesetzlichen Fristen zu anonymisieren. Hierzu werden über „Programme – Mitarbeiterstamm – Codifizierung/Parameter“ die Mitarbeiter im Haus bestimmt, die für den Datenschutz zuständig sind und über die Auswahlbox „Datenschutzbeauftragter“ aktiviert. Bitte achten Sie darauf, dass nach der Vergabe über die Auswahlbox blue office ® neu gestartet werden muss, um die Änderung zu aktivieren.
Diese Mitarbeiter haben nun in der Adressverwaltung über ein erweitertes Kontext-Menü die Möglichkeit, Adressen zu anonymisieren.
Über „Einstellungen – Adressen - Allgemein“ kann über die Schaltfläche „Anonymisierungs-Einstellungen“ das Verhalten im Fall einer Anonymisierung eingestellt werden.
Folgende An- und Abwahlmöglichkeiten bestehen: „Wenn Belege vorhanden anonymisieren nicht zulassen“ ermöglicht, dass eine Anonymisierung durchgeführt oder nicht durchgeführt werden kann, wenn zu dieser Adresse Belege existieren. Falls diese Box inaktiv ist, kann eine zeitliche Abgrenzung nach einstellbaren Jahren (5-25) erstellt werden, so dass als Beispiel Adressen mit Belegen, die älter als 10 Jahre sind, anonymisiert werden können, die Adressen mit Belegen, die jünger als 10 Jahre sind jedoch nicht. „Bei buchungsrelevanten Belegen das Zahlungsdatum berücksichtigen“ kann aktiviert werden, ob Adressen mit noch offenen Belegen anonymisiert werden sollen oder nicht. Diese Abhängigkeit ist an der Anzahl der oben eingestellten Jahre gekoppelt. „Name und Nachname auch anonymisieren“ Ist diese Auswahlbox nicht aktiviert, werden sämtliche Adressdaten mit Ausnahme Vor- und Nachname anonymisiert. Ist diese Box aktiv, werden auch diese anonymisiert, jedoch wird die Adressnummer in dem Feld „Name“ eingestellt, da der Datensatz an sich bestehen bleibt. „Artikel in den Belegen (PA, AP, PK, PS, PD) in PX umwandeln und Artikelzuordnung entfernen“ erwirkt bei der Aktivierung, dass sämtliche Artikel auf Belegen in eine PX-Position gewandelt werden, so dass eine nachträgliche Zuordnung von Artikeln auf eine Adresse nicht mehr möglich ist. „Dokumente wie Word, Excel, Dokument, Support, E-Mail, Kontakte usw. löschen“ entfernt sämtliche Dokumente bei einer anonymisierten Adresse. Hierbei wird nicht nur die Verweise gelöscht, sondern auch die Dokumente in den Ablageordnern. Wird eine Anonymisierung gestartet, werden zuerst Sicherheitsabfragen eingeblendet. Erst nach Bestätigung über „Ja“ wird die Adresse tatsächlich anonymisiert und kann danach auch nicht wiederhergestellt werden.
Die Adresse wurde auf „inaktiv“ gesetzt und bis auf den Namen und den Vornamen wurden alle Daten anonymisiert respektive gelöscht. Sollte über Name und Vorname ein Bezug hergestellt werden können, können diese beiden Felder manuell oder per „Anonymisierungs-Einstellungen“ direkt anonymisiert werden.
Sollte auf der Adresse Belege erstellt worden sein, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – die Adresse kann noch nicht anonymisiert werden (siehe „Anonymisierungs-Einstellungen“).
Daten im Lead Tracking können jederzeit komplett gelöscht werden.
Wird jedoch über das Lead Tracking die Adresse übernommen (Schaltfläche „Adresse übernehmen“), wurde parallel ein Adresseintrag erstellt. Die Adressnummer ist dann im Lead ersichtlich. Wird nun die dazu gehörige Adresse anonymisiert, wird automatisch auch der Leadeintrag anonymisiert.
