24-02 Maskenansicht DVM – Dokument anlegen

Der Dokumenten-Versions-Manager steht in der blue office® Adressverwaltung (z. B. für Kunden-Vertrags­dokument), Artikelverwaltung (z. B. für Bedienungsanleitungen), Projektverwaltung (z. B. für Checklisten) und im Personalstamm (z. B. Arbeitsverträge) unter dem Reiter "Dokumente" zur Verfügung und kann von dort aus editiert werden. Neuer Ordner - In der Spalte "Alle Ordner" kann über das Kontextmenü eine Ordnerstruktur angelegt oder editiert werden.

Ordner kopieren - In dieser Ordnerstruktur besteht auch die Möglichkeit, komplette Ordner zu kopieren, um z. B. die gesamten Inhalte auf einem mobilen Gerät mit zu einem Kunden nehmen zu können.

Einfügen - Um ein Dokument hinzuzufügen, können Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste) "Einfügen" ein gewünschtes Dokument aus Ihrer Ablage auswählen. Alternativ dazu können Sie ein Dokument auch per Drag-and-Drop in das Fenster der Dokumente ziehen. Es kann können verschiedene Dateiformate (Word, Excel, PDF, etc.) eingefügt werden. Sinnvoll sind jedoch nur die Dateien, die auch editiert werden können.

Alternativ dazu besteht auch die Möglichkeit, über das Kontextmenü "Hinzufügen zu blue office®" durch Aktivierung der Auswahlbox "Zu DVM hinzufügen" ein Dokument zu einer Adresse, einem Artikel, einem Projekt oder einem Mitarbeiter zuzuordnen.

Es öffnet sich die Maske, in der das Dokument definiert werden kann. Die Dokumentennummer wird automatisch - wie in den Einstellungen vorbelegt - vergeben. Über das Aktivieren der Auswahlbox "Nicht Release relevant " wird die Erstellung von Versionen unterdrückt (siehe 24-04). Der Status des Dokuments kann als draft (Entwurf) oder release (Beleg) eingestellt werden. Die Version snummer wird automatisch vergeben. Die Sprache kann von "Sprachneutral" auf Wunsch in eine Sprache umgestellt werden, die der Adresse oder dem Artikel zugeordnet ist. Die Klassifikation kann, je nach Vorgaben in den Eistellungen, ausgewählt werden. Der Dokumentname wird übernommen, kann hier aber geändert werden. In das Feld "Beschreibung " kann ein Info-Text zum Dokument erstellt werden.

Das Dokument ist nun angelegt und kann über das Kontextmenü weitergehend bearbeitet werden.